Microsoft Planner vs Project vs To Do: Welches Tool brauchen Sie 2026?

Sollten Sie Microsoft To Do, Planner oder Project nutzen?

Nutzen Sie Microsoft To Do für persönliche Aufgaben und den Fokus auf den Tag; nutzen Sie den einfachen Microsoft Planner für gemeinsame Teamaufgaben; nutzen Sie Planner Plan 1 für eine webbasierte Gantt-Zeitleiste und Ende-Anfang-Abhängigkeiten; nutzen Sie Planner and Project Plan 3 für Baselines, kritischen Pfad, erweiterte Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung, Portfolios und den Project-Desktop-Client.

Die Produktnamen von Microsoft überschneiden sich weiterhin. Project for the web wurde am 1. August 2025 eingestellt, und seine Funktionen sind in die Premium-Pläne von Planner gewandert, während Project desktop eine eigenständige Windows-Anwendung für die Terminplanung bleibt. Project Online, ein separater Dienst, wurde am 30. September 2026 eingestellt; diese Einstellung betraf weder Project desktop noch Project Server oder Planner.

Geprüft am 18. Oktober 2026: Produkte, US-Listenpreise und Einstellungstermine wurden mit den Preis-, Dienstbeschreibungs-, Lebenszyklus- und Blogseiten von Microsoft abgeglichen.

Was ist der einfachste Unterschied zwischen den drei Tools?

„Microsoft Project“ kann Project desktop bedeuten, den am 30. September 2026 eingestellten Dienst Project Online oder Project for the web, das am 1. August 2025 eingestellt wurde. Nennen Sie bei einer Lizenzanfrage die genaue Anwendung und Funktion, statt nach „Project“ zu fragen.

Wann ist Microsoft To Do die richtige Wahl?

Microsoft To Do ist für die Arbeit einer einzelnen Person gedacht: tägliche Listen, Erinnerungen, wiederkehrende Aufgaben, Schritte, gekennzeichnete Outlook-E-Mails und eine Kurzliste in My Day. Listen lassen sich teilen, aber To Do bietet kein Projekt-Board für Teams, kein Abhängigkeitsnetz, keinen Ressourcenplan, keine Baseline und kein Gantt-Diagramm.

Wählen Sie To Do, wenn die Frage lautet „Was muss ich heute erledigen?“ und nicht „Wie bestimmen Dutzende Aufgaben einen Liefertermin?“. Microsoft zeigt einer Person außerdem die ihr in Planner zugewiesenen Aufgaben im Bereich Assigned to you von To Do an, sodass To Do der persönliche Eingang sein kann, während Planner das System des Teams bleibt.

Wann ist der einfache Microsoft Planner die richtige Wahl?

Der einfache Planner ist das gemeinsame Aufgabentool, das in Microsoft-365-Abonnements enthalten ist, auch in Microsoft 365 E3 und E5. Er läuft im Web und in Microsoft Teams und bietet Teams gemeinsame Aufgaben, Zuweisungen und eine einfache Statusverfolgung.

Nutzen Sie den einfachen Planner für Kampagnen, wiederkehrende Teamprozesse, kleine interne Projekte und sichtbare Zuständigkeiten, wenn Fälligkeitstermine größtenteils unabhängig voneinander sind. Der einfache Planner funktioniert am besten, wenn der Plan manuelle Terminänderungen verträgt und keinen berechneten Endtermin braucht.

Im einfachen Planner kann ein Nutzer keine Abhängigkeiten anlegen und weder die Timeline-Ansicht (Gantt) noch die People-Ansicht öffnen; er kann Abhängigkeiten nur anzeigen. Microsoft verlangt für Premium-Ansichten und erweiterte Funktionen eine kostenpflichtige Planner-Lizenz; prüfen Sie daher in den Lizenzhinweisen von Microsoft, was ein Nutzer des einfachen Planners in einem Premium-Plan tun kann.

Wann ist Planner Plan 1 die richtige Wahl?

Planner Plan 1 ist die erste Premium-Stufe im Web. Sie ergänzt die Ansichten Timeline (Gantt), Calendar und People, Ende-Anfang-Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, Sprints und das Anzeigen von Portfolios.

Wählen Sie Plan 1, wenn das Team webbasierte Terminplanung in Teams und Microsoft 365 will, ohne Project desktop zu installieren. Er passt zu mäßig komplexen Plänen, die eine visuelle Aufgabenkette brauchen, aber nicht die Funktionen für Baseline, kritischen Pfad, erweiterten Vorlauf und erweiterte Verzögerung, Zuweisungen oder Desktop, die Plan 3 vorbehalten sind.

Die Preisseite von Microsoft beschreibt die Abhängigkeiten in Plan 1 als Ende-Anfang und führt erweiterte Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung für Plan 3 auf. Ein Beitrag im Planner-Blog beschreibt alle vier Typen (FS, SS, FF und SF) mit Vorlauf und Verzögerung im Premium-Planner. Betrachten Sie Plan 1 als die Stufe mit Ende-Anfang-Abhängigkeiten, sofern Ihr Tenant mit der zugewiesenen Lizenz keine anderen Typen anzeigt.

Wann brauchen Sie Microsoft Project oder Plan 3?

Wählen Sie Planner and Project Plan 3, wenn ein Zeitplan gemessen und gesteuert werden muss, nicht nur angezeigt. Der aktuelle Plan enthält:

• Baselines und kritischen Pfad;
• erweiterte Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung;
• die Assignments-Ansicht und Ressourcenanforderungen;
• das Anlegen von Portfolios;
• den Project-Desktop-Client.

Project desktop bleibt die Wahl für Planer, die eine ausgereifte Desktop-Planung brauchen: die Ansichten Gantt-Diagramm, Netzplandiagramm und Vorgangstabelle, Baselines, kritischer Pfad, Vorlauf und Verzögerung, Ressourcenausgleich in Standard sowie vollständiges Ressourcenmanagement und Arbeitszeittabellen in Professional. Es wird auch als Kauflizenz angeboten: Project Standard 2024 kostet 679,99 $ und Project Professional 2024 kostet 1.129,99 $, jeweils als Einmalkauf für einen PC, und Microsoft unterstützt Project 2024 bis zum 10. Oktober 2029.

Plan 3 bedeutet nicht, dass jeder Mitwirkende jede erweiterte Funktion braucht. Erweiterte Ansichten erfordern für die Person, die sie nutzt, die passende kostenpflichtige Lizenz; klären Sie mit Microsoft, was andere Nutzer in einem Premium-Plan tun können. Bilden Sie die tatsächlichen Rollen von Planern, Bearbeitern und Betrachtern ab, bevor Sie den Listenpreis mit dem ganzen Unternehmen multiplizieren.

Wie schneiden ihre Projektmanagement-Funktionen im Vergleich ab?

Einen gezielten Vergleich zwischen zwei Tools finden Sie unter Microsoft Planner vs Microsoft Project. Wenn Ihnen speziell Gantt fehlt, lesen Sie Hat Microsoft Planner ein Gantt-Diagramm?.

Was hat sich bei Project for the web geändert?

Microsoft hat Project for the web am 1. August 2025 eingestellt. Seine Funktionen sind in Planner gewandert, der nun dieselben Premium-Pläne hat wie zuvor Project for the web, und seine Nutzer werden zu Planner im Web und Planner in Teams weitergeleitet. Roadmaps wurden nicht übernommen; Microsoft bittet die Nutzer, sie als Planner-Portfolios neu anzulegen. Die Project Power App heißt jetzt Planner Power App. Ältere Hilfeseiten und Rechnungen können noch „Project for the web“ nennen.

Project desktop ist dadurch nicht verschwunden. Käufer sollten unterscheiden:

1. Premium-Planner im Browser oder in Teams – der Nachfolger von Project for the web.
2. Project desktop – der installierte Client für die Terminplanung, enthalten in Plan 3 oder gekauft als Project Standard 2024 oder Professional 2024.
3. Project Online – der Clouddienst, der am 30. September 2026 eingestellt wurde.
4. Project Server Subscription Edition – das Serverprodukt, das Microsoft als einen möglichen Ersatz für Project Online empfiehlt; es wird über Partner verkauft und ist nicht Teil dieses Vergleichs.

Wenn in einem Integrations- oder Beschaffungsdokument nur „Microsoft Project“ steht, fragen Sie, welches dieser vier gemeint ist.

Was bedeutet die Einstellung von Project Online im Jahr 2026?

Project Online wurde am 30. September 2026 eingestellt. Microsoft hat den Verkauf an Neukunden am 1. Oktober 2025 beendet, und ab dem 1. April 2026 konnten Bestandskunden keine neuen Tenants mehr anlegen. Nach der Einstellung können Kunden ihre Projekte und Daten darin nicht mehr öffnen. Laut Microsoft betrifft die Einstellung weder Project desktop noch Project Server oder Planner, und Microsoft verweist Kunden von Project Online auf Planner Plan 3 oder Plan 5 oder auf Project Server Subscription Edition.

Organisationen, die noch von Exporten, Berichten oder Prozessen aus Project Online abhängen, sollten deren Neuaufbau jetzt abschließen. Erfassen Sie eigene Workflows, Integrationen, Berichte, Ressourcenpools und Portfolioprozesse, bevor Sie sich für Premium-Planner, Project desktop oder Server oder eine andere Plattform entscheiden. In Project Online kann keine neue Arbeit mehr beginnen.

Was sind die deutlichsten Anzeichen, dass der einfache Planner nicht mehr ausreicht?

Führen Sie ein Upgrade durch oder vergleichen Sie Alternativen, wenn zwei oder mehr dieser Bedingungen zutreffen:

1. Eine verzögerte Aufgabe soll sich automatisch auf nachfolgende Termine auswirken.
2. Stakeholder verlangen ein Gantt-Diagramm statt eines Kalenders oder Boards.
3. Das Team braucht Meilensteine und einen berechneten kritischen Pfad.
4. Genehmigte Termine müssen in einer Baseline eingefroren und mit den aktuellen Terminen verglichen werden.
5. Ressourcenaufwand und -zuteilung müssen geplant, nicht nur zugewiesen werden.
6. Mehrere Pläne brauchen Berichte auf Portfolioebene.
7. Ein Prüfverlauf und erweiterte Aufgabenfelder sind Pflicht.
8. Ein professioneller Planer muss in Project desktop arbeiten oder Project-Dateien austauschen.

Plan 1 ergänzt das Gantt-Diagramm und Ende-Anfang-Abhängigkeiten. Plan 3 zielt auf den vollen Funktionsumfang zur Steuerung. Kaufen Sie Plan 3 nicht nur, weil jemand gesagt hat „Wir brauchen Project“, wenn ein einfaches Board oder die Timeline von Plan 1 den tatsächlichen Bedarf deckt.

Was sollten Sie wählen, wenn die Lizenzierung von Microsoft nicht am besten passt?

Bleiben Sie bei Microsoft, wenn Teams, die Anmeldung über Microsoft 365 und die vertraute Verwaltung die Komplexität der Lizenzen aufwiegen. Das integrierte Ökosystem ist der Hauptvorteil.

Vergleichen Sie ein spezialisiertes Planungswerkzeug, wenn die meisten Mitwirkenden einen Plan nur ansehen müssen, das erste Projekt kostenlos sein muss oder das Team eine Gantt-zentrierte Oberfläche will, ohne einfache und Premium-Plantypen von Planner zu mischen. GanttFather ist kostenlos für 1 eigenes Projekt, mit 2 Bearbeitern und unbegrenzt vielen kostenlosen Betrachtern, und enthält alle vier Abhängigkeitstypen und den kritischen Pfad. Es ersetzt weder das Ressourcenmanagement von Project desktop noch dessen Tiefe bei der Terminplanung im Enterprise-Umfeld, und es hat keine Baselines.

Für eine Entscheidung auf Produktebene siehe GanttFather vs Microsoft Planner, und Microsoft Project vs monday.com, wenn die Alternative eine breite Work-Management-Plattform ist.

Welches Microsoft-Tool passt zu typischen Praxisszenarien?

Beginnen Sie mit dem kleinsten Tool, das die entscheidende unveränderliche Anforderung des Projekts schützt. Eine persönliche Liste sollte nicht zur PMO-Plattform werden, und ein vertraglich vereinbarter integrierter Gesamtterminplan sollte nicht als unabhängige Karten verwaltet werden.

Wann ist GanttFather einfacher als Planner oder Project?

Wählen Sie GanttFather, wenn wenige Personen einen abhängigkeitsgesteuerten Zeitplan aufbauen müssen, während viele Stakeholder nur Live-Einblick brauchen. GanttFather ist kostenlos für 1 eigenes Projekt, mit 2 Bearbeitern und unbegrenzt vielen kostenlosen Betrachtern, und enthält FS-, SS-, FF- und SF-Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung, kritischen Pfad, Excel-Import und -Export sowie Live-Aktualisierungen, ohne einfache und Premium-Ansichten von Planner zu mischen. Jedes weitere Projekt kostet 5 US$ pro Monat (2,50 US$ pro Monat bei jährlicher Abrechnung), ein zusätzlicher Bearbeiterplatz 2 US$ pro Monat (1 US$ pro Monat bei jährlicher Abrechnung).

GanttFather hat keine Baselines, keine .mpp- oder XML-Dateien, keinen automatischen Ressourcenausgleich und keine Kostenverfolgung; es bietet keine Anmeldung mit Microsoft-Konten und synchronisiert sich nicht mit Planner. Wenn diese Funktionen unnötig sind und die Kosten für Betrachter die Entscheidung bestimmen, legen Sie ein kostenloses GanttFather-Projekt an und bilden Sie eine repräsentative Phase ab, bevor Sie Premium-Lizenzen von Microsoft vergeben.

Was fragen Nutzer sonst noch zu Planner, Project und To Do?

Ersetzt Microsoft Planner Microsoft Project?

Planner hat Project for the web ersetzt, das am 1. August 2025 eingestellt wurde, nicht aber Project desktop. Project Online, ein separater Dienst, wurde am 30. September 2026 eingestellt. Unterscheiden Sie immer zwischen Project for the web, Project desktop und Project Online.

Kann Microsoft To Do Planner-Aufgaben anzeigen?

Ja. Aufgaben, die einem Nutzer in Planner zugewiesen sind, können in To Do im Bereich Assigned to you erscheinen. To Do bleibt eine persönliche Aufgabenoberfläche; um Premium-Felder zu bearbeiten, kann es nötig sein, den Premium-Plan zu öffnen und die passende Planner-Lizenz zu besitzen.

Enthält der einfache Microsoft Planner ein Gantt-Diagramm?

Nein. Der einfache Planner hat keine Timeline-Ansicht. Timeline, die Gantt-Ansicht, ist eine Premium-Funktion, und Planner Plan 1 ist derzeit die niedrigste Planner-Stufe, die sie enthält.

Ist Planner Plan 1 dasselbe wie Project Plan 1?

Laut Microsoft hat Planner dieselben Premium-Pläne wie zuvor Project for the web, und heute heißen sie Planner Plan 1, Planner and Project Plan 3 und Planner and Project Plan 5. Ältere Dokumente und Rechnungen verwenden möglicherweise frühere Project-Plannamen. Prüfen Sie die SKU des Tenants und die aktuelle Funktionstabelle, statt sich auf die ältere Produktbezeichnung zu verlassen.

Brauchen alle Teammitglieder Plan 1 oder Plan 3?

Nicht unbedingt. Premium-Ansichten wie Timeline (Plan 1) und Assignments (Plan 3) erfordern für die Person, die sie nutzt, die passende kostenpflichtige Lizenz. Prüfen Sie in den Lizenzhinweisen von Microsoft, was Nutzer des einfachen Planners in einem Premium-Plan tun können, bevor Sie das ganze Team lizenzieren.

Kann man Project Online noch bedenkenlos neu einführen?

Nein. Project Online wurde am 30. September 2026 eingestellt, und Kunden können nicht mehr auf Projekte oder Daten darin zugreifen. Microsoft verweist ehemalige Kunden auf Planner Plan 3 oder Plan 5 oder auf Project Server Subscription Edition.

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Lizenzierung und Produktstatus geprüft: 18. Oktober 2026. Die Preise sind US-Listenpreise bei jährlicher Abrechnung; Steuern, Verträge, Region und Aktionen können die Summen verändern.

Quellen

1. Microsoft, Pläne und Preise für Planner
2. Microsoft Learn, Dienstbeschreibung der Premium-Pläne von Planner
3. Microsoft-Support, To Do im Vergleich zu Planner
4. Microsoft-Planner-Blog, Erweiterte Projektplanung mit Microsoft Planner: Abhängigkeiten und kritischer Pfad
5. Microsoft-Planner-Blog, Übergang zu Microsoft Planner und Einstellung von Project for the web
6. Microsoft-Planner-Blog, Microsoft Project Online wird eingestellt
7. Microsoft Learn, Lebenszyklus von Project Online
8. Microsoft, Pläne und Preise für Project
9. Microsoft Learn, Lebenszyklus von Project 2024