¿Deberías usar Microsoft To Do, Planner o Project?

Usa Microsoft To Do para tus tareas personales y tu foco diario; usa Microsoft Planner básico para las tareas compartidas del equipo; usa Planner Plan 1 para una línea de tiempo Gantt en la web y dependencias de fin a inicio; usa Planner and Project Plan 3 para líneas base, ruta crítica, dependencias avanzadas con adelanto y desfase, portafolios y el cliente de escritorio de Project.

Los nombres de Microsoft todavía se superponen. Project para la web se retiró el 1 de agosto de 2025 y sus funciones pasaron a los planes premium de Planner, mientras que Project de escritorio sigue siendo una aplicación de planificación para Windows aparte. Project Online, un servicio independiente, se retiró el 30 de septiembre de 2026; su retiro no afectó a Project de escritorio, a Project Server ni a Planner.

Comprobado el 18 de octubre de 2026: Los productos, los precios de lista en EE. UU. y las fechas de retiro se comprobaron en las páginas de precios, de descripción del servicio, de ciclo de vida y del blog de Microsoft.

¿Cuál es la diferencia más simple entre las tres herramientas?

Producto o nivel	Uso principal	Usuario típico	Gantt / Timeline	Dependencias	Precio de lista actual en EE. UU.
Microsoft To Do	Listas personales, recordatorios, Mi día	Una persona	No	No	Gratis / incluido con las cuentas de Microsoft
Planner en Microsoft 365	Tareas compartidas y coordinación del equipo	Miembro del equipo	Sin vista Timeline	Solo verlas; no se pueden crear	Incluido en las suscripciones de Microsoft 365
Planner Plan 1	Plan de proyecto estructurado en la web	Líder de equipo / gerente de proyecto	Sí	Crea dependencias de fin a inicio	US$10 por usuario al mes, con pago anual
Planner and Project Plan 3	Planificación web avanzada más el cliente de escritorio de Project	Planificador profesional / PMO	Sí	Tipos avanzados con adelanto y desfase	US$30 por usuario al mes, con pago anual

“Microsoft Project” puede referirse a Project de escritorio, al servicio Project Online que se retiró el 30 de septiembre de 2026 o a Project para la web, que se retiró el 1 de agosto de 2025. Cuando pidas una licencia, nombra la aplicación y la capacidad exactas en lugar de pedir “Project”.

Cifras y sus fuentes

Microsoft Planner

Dato	Valor	Fuente
Planner básico	Incluido en Microsoft 365, sin la vista Timeline (Gantt)	Descripción del servicio de Microsoft
Planner Plan 1 (Timeline, vínculos fin a inicio)	US$10 por usuario al mes, con pago anual	Planes y precios de Microsoft Planner
Ruta crítica y líneas base	Planner and Project Plan 3, US$30 por usuario al mes, con pago anual	Planes y precios de Microsoft Planner
Valoración	4,3 de 5 en 298 reseñas	Capterra UK

Microsoft Project

Dato	Valor	Fuente
Project Standard 2024	US$679,99 de pago único, para un PC	Planes y precios de Microsoft Project
Project Professional 2024	US$1.129,99 de pago único, para un PC	Planes y precios de Microsoft Project
App de escritorio por suscripción	Incluida en Planner and Project Plan 3, US$30 por usuario al mes con pago anual	Planes y precios de Microsoft Planner
Project Online	Retirado el 30 de septiembre de 2026	Ciclo de vida de Microsoft: Project Online

Comprobado el 18 de octubre de 2026.

¿Cuándo es Microsoft To Do la elección correcta?

Microsoft To Do es para el trabajo de una persona: listas diarias, recordatorios, tareas periódicas, pasos, correos marcados de Outlook y una lista corta en Mi día. Las listas se pueden compartir, pero To Do no ofrece un tablero de proyecto para el equipo, una red de dependencias, un plan de recursos, una línea base ni un diagrama de Gantt.

Elige To Do cuando la pregunta sea “¿Qué tengo que terminar hoy?” y no “¿Cómo determinan decenas de tareas una fecha de entrega?”. Microsoft también muestra en la sección Asignado a ti de To Do las tareas que alguien tiene asignadas en Planner, así que To Do puede ser la bandeja personal mientras Planner sigue siendo el sistema del equipo.

Fortaleza de To Do	Limitación de To Do
Captura personal rápida	Sin jerarquía de proyectos
Mi día y recordatorios	Sin diagrama de Gantt
Integración con correos marcados de Outlook	Sin programación por dependencias
Listas sencillas que se pueden compartir	Informes de portafolio y de equipo limitados
Cuentas personales y de trabajo	No sustituye a un cronograma de proyecto controlado

¿Cuándo es Microsoft Planner básico la opción correcta?

Planner básico es la herramienta de tareas colaborativa incluida en las suscripciones de Microsoft 365, entre ellas Microsoft 365 E3 y E5. Funciona en la web y en Microsoft Teams, y da a los equipos tareas compartidas, asignaciones y un seguimiento sencillo del estado.

Usa Planner básico para campañas, procesos recurrentes del equipo, proyectos internos pequeños y responsables visibles cuando las fechas de entrega son en su mayoría independientes. Planner básico funciona mejor cuando el plan tolera actualizar fechas a mano y no necesita una fecha de fin calculada.

Planner básico no permite crear dependencias ni abrir las vistas Timeline (Gantt) o Personas; solo puede mostrar dependencias. Microsoft exige una licencia de pago de Planner para las vistas premium y las capacidades avanzadas, así que revisa su guía de licencias para saber qué puede hacer un usuario básico dentro de un plan premium.

¿Cuándo Planner Plan 1 es la elección correcta?

Planner Plan 1 es el primer nivel web premium. Agrega las vistas Timeline (Gantt), Calendario y Personas, dependencias de tareas de fin a inicio, sprints y la consulta de portafolios.

Elige Plan 1 cuando el equipo quiere planificar en la web dentro de Teams y Microsoft 365 sin instalar Project de escritorio. Sirve para planes medianamente complejos que necesitan una cadena visual de tareas, pero no los controles de línea base, ruta crítica, adelanto y desfase avanzados, asignaciones o escritorio que quedan para Plan 3.

La página de precios de Microsoft describe las dependencias de Plan 1 como de fin a inicio e incluye dependencias avanzadas con adelanto y desfase en Plan 3. Una entrada del blog de Planner describe los cuatro tipos (FS, SS, FF y SF) con adelanto y desfase en Planner premium. Considera Plan 1 como el nivel de fin a inicio, salvo que tu inquilino muestre otros tipos con la licencia asignada.

¿Cuándo necesitas Microsoft Project o el Plan 3?

Elige Planner and Project Plan 3 cuando un cronograma debe medirse y controlarse, no solo mostrarse. El plan actual incluye:

líneas base y ruta crítica;
dependencias avanzadas con adelanto y desfase;
la vista Asignaciones y las solicitudes de recursos;
la creación de portafolios;
el cliente de escritorio de Project.

Project de escritorio sigue siendo la opción para quienes planifican y necesitan una herramienta de escritorio madura: vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red y Hoja de tareas, líneas base, ruta crítica, adelanto y desfase, nivelación de recursos en Standard, y gestión completa de recursos y partes de horas en Professional. También se vende con un solo pago: Project Standard 2024 cuesta US$679,99 y Project Professional 2024, US$1.129,99, cada uno para un PC, y Microsoft da soporte a Project 2024 hasta el 10 de octubre de 2029.

Plan 3 no significa que cada colaborador necesite todos los controles avanzados. Las vistas avanzadas requieren la licencia de pago correspondiente para la persona que las usa; confirma con Microsoft qué pueden hacer los demás usuarios en un plan premium. Modela los roles reales de planificador, editor y lector antes de multiplicar el precio de lista por toda la empresa.

¿Cómo se comparan sus capacidades de gestión de proyectos?

Capacidad	To Do	Planner básico	Planner Plan 1	Planner and Project Plan 3 / escritorio
Mi día personal	Excelente	Las tareas asignadas pueden aparecer en To Do	Las tareas asignadas pueden aparecer en To Do	Las tareas asignadas pueden aparecer en To Do cuando se admite
Tareas compartidas del equipo	Solo listas compartidas	Sí	Sí	Sí
Timeline / Gantt	No	No	Sí	Sí
Crear dependencias	No	No, solo verlas	Sí, de fin a inicio	Sí, tipos avanzados con adelanto y desfase
Ruta crítica	No	No	No	Sí
Línea base	No	No	No	Sí
Vista de recursos / Personas	No	No	Vista Personas	Personas + Asignaciones; el escritorio agrega nivelación y gestión de recursos
Creación de portafolios	No	No	Ver portafolios	Crear portafolios
Aplicación de escritorio	Apps de To Do, no Project	Web / Teams	Web / Teams	Incluye el cliente de escritorio de Project
Ideal para	Las próximas acciones de una persona	Ejecución ligera en equipo	Cronogramas web estructurados	Control avanzado de cronograma y portafolio

Para una comparación enfocada entre dos herramientas, consulta Microsoft Planner frente a Microsoft Project. Si lo que falta es específicamente el Gantt, lee ¿Microsoft Planner tiene un diagrama de Gantt?.

¿Qué cambió con Project para la web?

Microsoft retiró Project para la web el 1 de agosto de 2025. Sus funciones pasaron a Planner, que ahora tiene los mismos planes premium que tenía Project para la web, y sus usuarios se envían a Planner para la web y a Planner en Teams. Las hojas de ruta (Roadmaps) no pasaron; Microsoft pide volver a crearlas como portafolios de Planner. La Project Power App ahora se llama Planner Power App. Algunas páginas de ayuda y facturas antiguas todavía pueden decir “Project para la web”.

Esto no hizo desaparecer a Project de escritorio. Conviene distinguir:

Planner premium en el navegador o en Teams: el sucesor de Project para la web.
Project de escritorio: el cliente de planificación instalado, incluido con Plan 3 o comprado como Project Standard 2024 o Professional 2024.
Project Online: el servicio en la nube que se retiró el 30 de septiembre de 2026.
Project Server Subscription Edition: el producto de servidor que Microsoft recomienda como uno de los reemplazos de Project Online; se vende a través de socios y no forma parte de esta comparación.

Si un documento de integración o de compras dice solo “Microsoft Project”, pregunta a cuál de esos cuatro se refiere.

¿Qué significa el retiro de Project Online en 2026?

Project Online se retiró el 30 de septiembre de 2026. Microsoft dejó de venderlo a clientes nuevos el 1 de octubre de 2025, y desde el 1 de abril de 2026 los clientes existentes ya no podían crear inquilinos nuevos. Después del retiro, los clientes ya no pueden abrir sus proyectos ni sus datos en él. Microsoft indica que el retiro no afecta a Project de escritorio, a Project Server ni a Planner, y dirige a los clientes de Project Online a Planner Plan 3 o Plan 5, o a Project Server Subscription Edition.

Las organizaciones que todavía dependen de exportaciones, informes o procesos de Project Online deben terminar de reconstruirlos ahora. Haz un inventario de flujos personalizados, integraciones, informes, grupos de recursos y procesos de portafolio antes de elegir Planner premium, Project de escritorio o Server, u otra plataforma. Ya no se puede empezar trabajo nuevo en Project Online.

¿Cuáles son las señales más claras de que Planner básico ya no es suficiente?

Actualiza o compara alternativas cuando se cumplan dos o más de estas condiciones:

Una tarea retrasada debería mover automáticamente las fechas siguientes.
Las partes interesadas piden un diagrama de Gantt en lugar de un calendario o un tablero.
El equipo necesita hitos y una ruta crítica calculada.
Las fechas aprobadas deben congelarse en una línea base y compararse con las fechas actuales.
El esfuerzo y la asignación de recursos deben planificarse, no solo asignarse.
Varios planes necesitan informes a nivel de portafolio.
El historial de auditoría y los campos avanzados de tareas son obligatorios.
Un planificador profesional debe trabajar en Project de escritorio o intercambiar archivos de Project.

Plan 1 agrega el diagrama de Gantt y las dependencias de fin a inicio. Plan 3 apunta al conjunto completo de controles. No compres Plan 3 solo porque alguien dijo “necesitamos Project” si un tablero básico o el Timeline de Plan 1 resuelven la necesidad real.

¿Qué deberías elegir cuando las licencias de Microsoft no son la mejor opción?

Quédate con Microsoft cuando Teams, el inicio de sesión de Microsoft 365 y una administración conocida pesan más que la complejidad de las licencias. El ecosistema integrado es la principal ventaja.

Compara un planificador dedicado cuando la mayoría de los colaboradores solo necesita ver un plan, el primer proyecto debe ser gratis o el equipo quiere una interfaz centrada en Gantt sin mezclar planes básicos y premium de Planner. GanttFather es gratis para 1 proyecto propio, con 2 editores y lectores gratuitos ilimitados, e incluye los cuatro tipos de dependencia y la ruta crítica. No reemplaza la gestión de recursos ni la profundidad de planificación empresarial de Project de escritorio, y no tiene líneas base.

Consulta GanttFather frente a Microsoft Planner para una decisión a nivel de producto y Microsoft Project frente a monday.com si la alternativa es una plataforma amplia de gestión del trabajo.

¿Qué herramienta de Microsoft se adapta a escenarios comunes del mundo real?

Escenario	Mejor punto de partida	Por qué
Prioridades personales de la semana y correos marcados	Microsoft To Do	Captura rápida, Mi día, recordatorios
Equipo de cinco personas que sigue tareas independientes	Planner básico	Tareas compartidas dentro de Microsoft 365
Lanzamiento de marketing con fechas dependientes e hitos	Planner Plan 1	Gantt web y dependencias de fin a inicio
Cronograma de construcción o ingeniería con desviación frente a la línea base	Planner and Project Plan 3 / Project de escritorio	Líneas base, ruta crítica, control avanzado de dependencias
Portafolio de PMO con planificadores profesionales	Evaluar Plan 3 o Plan 5	Portafolios y planificación avanzada; valida las necesidades de gobernanza
Antiguo inquilino de Project Online	Planner Plan 3 o Plan 5, o Project Server Subscription Edition	Project Online se retiró el 30 de septiembre de 2026
Directivos que necesitan ver el Gantt sin licencias avanzadas de Microsoft	Comparar un Gantt dedicado	El costo de los lectores puede favorecer otra herramienta

Empieza con la herramienta más pequeña que proteja lo esencial del proyecto. Una lista personal no debería convertirse en una plataforma de PMO, y un cronograma maestro contractual no debería gestionarse como tarjetas independientes.

¿Cuándo es GanttFather más simple que Planner o Project?

Elige GanttFather cuando unas pocas personas necesitan armar un cronograma basado en dependencias y muchas partes interesadas solo necesitan verlo en vivo. Es gratis para 1 proyecto propio, con 2 editores y lectores gratuitos ilimitados, e incluye dependencias FS, SS, FF y SF con adelanto y desfase, ruta crítica, importación y exportación de Excel y cambios en tiempo real, sin mezclar vistas básicas y premium de Planner. Cada proyecto adicional cuesta US$5 al mes (US$2,50 al mes con facturación anual), y cada puesto de editor adicional cuesta US$2 al mes (US$1 al mes con facturación anual).

GanttFather no tiene líneas base, archivos .mpp ni XML, nivelación automática de recursos ni control de costos; no permite iniciar sesión con cuentas de Microsoft y no se sincroniza con Planner. Cuando esos controles no hacen falta y el costo de los lectores define la decisión, crea un proyecto gratis en GanttFather y modela una fase representativa antes de asignar licencias premium de Microsoft.

¿Qué más pregunta la gente sobre Planner, Project y To Do?

¿Microsoft Planner está reemplazando a Microsoft Project?

Planner reemplazó a Project para la web, que se retiró el 1 de agosto de 2025, pero no reemplazó a Project de escritorio. Project Online, un servicio aparte, se retiró el 30 de septiembre de 2026. Distingue siempre entre Project para la web, Project de escritorio y Project Online.

¿Puede Microsoft To Do mostrar las tareas de Planner?

Sí. Las tareas asignadas a un usuario en Planner pueden aparecer en la sección Asignado a ti de To Do. To Do sigue siendo un espacio de tareas personal; editar campos premium puede requerir abrir el plan premium y tener la licencia de Planner adecuada.

¿Microsoft Planner básico incluye un diagrama de Gantt?

No. Planner básico no tiene la vista Timeline. Timeline, la vista de Gantt, es una función premium, y Planner Plan 1 es el nivel actual más bajo de Planner que la incluye.

¿Es Planner Plan 1 lo mismo que Project Plan 1?

Microsoft indica que Planner tiene los mismos planes premium que tenía Project para la web, y hoy los llama Planner Plan 1, Planner and Project Plan 3 y Planner and Project Plan 5. Los documentos y facturas antiguos pueden usar nombres anteriores de planes de Project. Verifica el SKU del inquilino y la tabla de funciones actual en lugar de fiarte de la etiqueta antigua del producto.

¿Todos los miembros del equipo necesitan el Plan 1 o el Plan 3?

No necesariamente. Las vistas premium, como Timeline (Plan 1) y Asignaciones (Plan 3), requieren la licencia de pago correspondiente para la persona que las usa. Revisa la guía de licencias de Microsoft para saber qué pueden hacer los usuarios básicos en un plan premium antes de dar licencia a todo el equipo.

¿Sigue siendo seguro comenzar a usar Project Online?

No. Project Online se retiró el 30 de septiembre de 2026, y los clientes ya no pueden acceder a sus proyectos ni a sus datos en él. Microsoft dirige a sus antiguos clientes a Planner Plan 3 o Plan 5, o a Project Server Subscription Edition.

Estado de licencias y productos comprobado el 18 de octubre de 2026. Son precios de lista en EE. UU. con facturación anual; los impuestos, los acuerdos, la región y las promociones pueden cambiar los totales.

Fuentes

Microsoft Planner vs Project vs To Do: ¿qué herramienta necesitas en 2026?