परिणाम को परिभाषित करने, कार्यों को सूचीबद्ध करने, अवधि का अनुमान लगाने, निर्भरता को जोड़ने, मालिकों को निर्दिष्ट करने, मील के पत्थर जोड़ने और महत्वपूर्ण पथ को मान्य करके एक गैंट चार्ट बनाएं।
आप ऑनलाइन गैंट चार्ट कैसे बनाते हैं?
गैंट चार्ट ऑनलाइन बनाने के लिए, एक मापने योग्य परिणाम को परिभाषित करें, इसे कार्यों में विभाजित करें, प्रत्येक अवधि का अनुमान लगाएं, कार्यों को उनके वास्तविक कार्य क्रम में जोड़ें, मालिकों को नियुक्त करें, निर्णय मील के पत्थर को चिह्नित करें, और परिणामी महत्वपूर्ण पथ का निरीक्षण करें। काम और तर्क के बाद तारीखें आती हैं; अन्यथा चार्ट केवल मैन्युअल रूप से व्यवस्थित चित्र है।
यह सात-चरणीय विधि GanttFather, Microsoft Project, TeamGantt, ClickUp, GanttPRO और अधिकांश अन्य शेड्यूलिंग टूल में काम करती है।
चरण 1: समाप्ति स्थिति को परिभाषित करें
एक वाक्य लिखें जो “किया” को परीक्षण योग्य बनाता है। “वेबसाइट लॉन्च करें” अस्पष्ट है। “उत्पादन साइट प्राथमिक डोमेन पर उपलब्ध है, एनालिटिक्स रिकॉर्डिंग कर रहा है, रीडायरेक्ट का परीक्षण किया जाता है, और उत्पाद स्वामी ने हस्ताक्षर कर दिया है” शेड्यूल करने योग्य है।
यह भी रिकॉर्ड करें:
- लक्ष्य तिथि, यदि यह वास्तव में तय है;
- वह व्यक्ति जो परिणाम स्वीकार करता है;
- स्पष्ट रूप से दायरे से बाहर क्या है;
- कार्य-दिवस और छुट्टी की धारणाएँ।
जब आप इसे बनाते हैं तो यह शेड्यूल को चुपचाप विस्तारित होने से रोकता है।
चरण 2: परिणाम को कार्य पैकेज और कार्यों में विभाजित करें
वितरण-उन्मुख चरणों से प्रारंभ करें, फिर प्रत्येक चरण को तब तक विघटित करें जब तक कि किसी कार्य का एक स्पष्ट स्वामी और एक अवधि न हो जिसका आप अनुमान लगा सकें। एक कॉम्पैक्ट वेबसाइट लॉन्च में ये शामिल हो सकते हैं:
| चरण | कार्य | पूर्णता प्रमाण |
|---|---|---|
| परिभाषित करें | पृष्ठ सूची स्वीकृत करें | हस्ताक्षरित पृष्ठ सूची |
| डिज़ाइन | प्रतिक्रियाशील डिज़ाइन स्वीकृत करें | डिज़ाइन निर्णय दर्ज किया गया |
| निर्माण | टेम्पलेट लागू करें | सीएमएस से पेज रेंडर होते हैं |
| सत्यापित करें | अभिगम्यता समीक्षा चलाएँ | मुद्दों पर चर्चा हुई |
| प्रक्षेपण | DNS स्विच करें और सत्यापित करें | उत्पादन चेकलिस्ट पारित हो गई |
एक 60-दिवसीय बार पर “वेबसाइट रीडिज़ाइन” न डालें। यह हर हथकंडे को छुपाता है और टीम को अद्यतन करने के लिए कुछ भी उपयोगी नहीं देता है।
चरण 3: अवधि का अनुमान लगाएं, इच्छित तिथियों का नहीं
कार्य करने वाले व्यक्ति से पूछें कि यथार्थवादी परिस्थितियों में उसे कितने कार्य समय की आवश्यकता है। अवधि में उत्पादकता, समीक्षा चक्र, सामान्य रुकावटें और वास्तविक कैलेंडर प्रतिबिंबित होना चाहिए।
अनिश्चित कार्य के लिए, तीन अनुमान एकत्र करें:
- आशावादी: स्थितियाँ असामान्य रूप से अच्छी चल रही हैं;
- सबसे अधिक संभावना: सामान्य मामला;
- निराशावादी: ज्ञात समस्याएँ घटित होती हैं।
पारंपरिक PERT अपेक्षित-अवधि फॉर्मूला है (optimistic + 4 × most likely + pessimistic) ÷ 6. इसे वार्तालाप सहायता के रूप में उपयोग करें, वादे के रूप में नहीं। बिना किसी सबूत के पांच दिन का अनुमान अंकगणित के बाद भी कमजोर है।
चरण 4: कैलेंडर को व्यवस्थित करने से पहले निर्भरताएँ लिंक करें
प्रत्येक कार्य के बारे में पूछें: इसके प्रारंभ या समाप्त होने से पहले क्या सत्य होना चाहिए? किसी पूर्ववर्ती को केवल तभी जोड़ें जब कोई वास्तविक तार्किक हैंडऑफ़ हो।
अधिकांश लिंक finish-to-start होने चाहिए: निर्माण समाप्त होने के बाद परीक्षण शुरू होता है। start-to-start या finish-to-finish का उपयोग केवल तभी करें जब काम वास्तव में ओवरलैप हो। जब कोई निर्भरता नियम को अधिक ईमानदारी से व्यक्त करती है तो हार्ड-कोडित दिनांक बाधाओं से बचें।
इस सरल लॉन्च के लिए:
| आईडी | कार्य | अवधि | पर निर्भर करता है |
|---|---|---|---|
| ए | पृष्ठ सूची स्वीकृत करें | 2 दिन | — |
| बी | पेज टेम्प्लेट डिज़ाइन करें | 5 दिन | ए |
| सी | अंतिम प्रति तैयार करें | 4 दिन | ए |
| डी | टेम्प्लेट बनाएं | 7 दिन | बी |
| ई | सामग्री लोड करें | 4 दिन | सी, डी |
| एफ | पहुंच और रीडायरेक्ट का परीक्षण करें | 3 दिन | ई |
| जी | प्रक्षेपण स्वीकृत | 0 दिन | एफ |
| एच | तैनात करें और सत्यापित करें | 1 दिन | जी |
चार्ट अब प्रोजेक्ट प्रारंभ से तारीखों की गणना कर सकता है। चार लिंक प्रकार जानें गैंट चार्ट निर्भरताएँ क्या हैं?.
चरण 5: मालिकों को नियुक्त करें और क्षमता की जांच करें
प्रत्येक निष्पादन योग्य कार्य के लिए एक जवाबदेह स्वामी की आवश्यकता होती है, भले ही कई लोग योगदान करते हों। फिर चार्ट पर क्षैतिज रूप से देखें: क्या वही डिज़ाइनर, इंजीनियर, कमरा या मशीन ओवरलैपिंग कार्य के लिए बुक किया गया है?
तार्किक रूप से सही नेटवर्क को निष्पादित करना अभी भी असंभव हो सकता है। लचीले कार्यों को उनके फ्लोट के भीतर ले जाकर, अनुक्रम बदलकर, कार्य को विभाजित करके, दायरा कम करके या किसी अन्य योग्य संसाधन को आवंटित करके संघर्षों को हल करें। चुपचाप यह न मानें कि लॉन्च सप्ताह के दौरान एक व्यक्ति तीन व्यक्ति बन जाता है।
चरण 6: वास्तविक निर्णय बिंदुओं पर मील के पत्थर जोड़ें
एक मील के पत्थर की कोई कार्य अवधि नहीं होती है। यह एक निर्णय, स्वीकृति, बाहरी घटना या चरण सीमा को चिह्नित करता है जैसे:
- दायरा स्वीकृत;
- डिज़ाइन स्वीकृत;
- रिहाई उम्मीदवार हस्ताक्षरित;
- परमिट प्राप्त हुआ;
- उत्पादन जाना/नहीं जाना;
- क्लाइंट हैंडऑफ़ पूर्ण।
प्रत्येक अनुमोदन मील के पत्थर को उस कार्य के साथ जोड़ें जो उसका साक्ष्य तैयार करता है। “सुरक्षा अनुमोदन” एक मील का पत्थर है; “खतरे की समीक्षा करना और निष्कर्षों का समाधान करना” निर्धारित कार्य है।
चरण 7: शेड्यूल सत्यापित करें और योजना सहेजें
चार्ट साझा करने से पहले उसका परीक्षण करें:
- क्या प्रत्येक गैर-प्रारंभ कार्य का एक तार्किक पूर्ववर्ती होता है?
- क्या हर अधूरा काम किसी और चीज़ की ओर ले जाता है?
- क्या सर्कुलर लिंक हैं?
- क्या प्रगति मापने के लिए अवधि काफी कम है?
- क्या मालिक निर्धारित समय पर उपलब्ध हैं?
- क्या महत्वपूर्ण पथ परिचालन संबंधी समझ में आता है?
- क्या निकट-गंभीर शाखाएँ दिखाई दे रही हैं?
- क्या टीम प्रत्येक अंतराल या निश्चित बाधा को समझा सकती है?
फिर सहमत संस्करण को सहेजें और नियमित अद्यतन लय सेट करें। एक उपयोगी शेड्यूल में वास्तविक शुरुआत, वास्तविक समापन, शेष अवधि और एक पूर्वानुमान शामिल होता है - न कि केवल किकऑफ़ पर सहमत तारीखें।
जीएओ शेड्यूल असेसमेंट गाइड विश्वसनीय शेड्यूल को चार विशेषताओं के अंतर्गत समूहित करता है: व्यापक, अच्छी तरह से निर्मित, विश्वसनीय और नियंत्रित। चार्ट बेहतर दिखता है या नहीं, इसकी तुलना में ये बेहतर गुणवत्ता वाले परीक्षण हैं।
आप इसे GanttFather में कैसे बनाते हैं?
- एक निःशुल्क प्रोजेक्ट बनाएं या सॉफ़्टवेयर रिलीज़, मार्केटिंग अभियान, क्लाइंट डिलीवरी या कार्यक्रम योजना टेम्पलेट से शुरुआत करें।
- चरणों को मूल पंक्तियों के रूप में जोड़ें और चाइल्ड पंक्तियों के रूप में कार्य करें।
- कार्य तिथियां टाइप करके या बार खींचकर निर्धारित करें।
- एक कार्य कनेक्टर से दूसरे तक खींचें, फिर FS, SS, FF, या SF चुनें और जब हैंडऑफ़ की आवश्यकता हो तो लैग जोड़ें।
- लोगों या आभासी संसाधनों को आवंटित करने के लिए कार्य विवरण खोलें और एक मील का पत्थर मार्कर चुनें।
- अंतिम तारीख को नियंत्रित करने वाली कार्य-श्रृंखला देखने के लिए महत्वपूर्ण पथ चालू करें।
- संपादकों को आमंत्रित करें या दर्शकों और मेहमानों के साथ साझा करें।
निःशुल्क स्तर में आपका अपना एक प्रोजेक्ट, उस प्रोजेक्ट के लिए दो संपादक सीटें और असीमित दर्शक और अतिथि शामिल हैं। लिंक की गई तारीखों की फिर से गणना होती है, लेकिन GanttFather संसाधनों को स्वचालित रूप से समतल नहीं करता; ओवरलैपिंग असाइनमेंट को मैन्युअल रूप से हल करने के लिए चरण 5 में क्षमता जांच का उपयोग करें।
अपना पहला GanttFather शेड्यूल निःशुल्क बनाएं, फिर यह सत्यापित करने के लिए कि निर्भरता नेटवर्क अपेक्षा के अनुरूप व्यवहार करता है, अपने प्रारंभिक कार्य को एक दिन आगे बढ़ाएँ।
पहले संस्करण के बाद आपको क्या करना चाहिए?
काम करने वाले लोगों के साथ 15 मिनट की शेड्यूल समीक्षा चलाएँ। प्रत्येक मालिक से अवधि, पूर्ववर्ती और पूर्णता साक्ष्य की पुष्टि करने के लिए कहें। फिर एक संभावित देरी का अनुकरण करें। यदि तीन दिन की स्लिप में कुछ भी ऐसा नहीं होता है जो उस पर निर्भर होना चाहिए, तो नेटवर्क अधूरा है।
निष्पादन के दौरान, शेड्यूल को एक निश्चित स्थिति तिथि पर अपडेट करें - अधिकांश परियोजनाओं के लिए साप्ताहिक, छोटे लॉन्च के लिए दैनिक। बचे हुए प्रयास के आधार पर अधूरे कार्यों को भविष्य में आगे बढ़ाएं. सहमत आधार रेखा या नामित संस्करण को सुरक्षित रखें ताकि “हमें दो सप्ताह की देरी हो” का मतलब कुछ मापने योग्य हो।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं सटीक तिथियों के बिना गैंट चार्ट बना सकता हूँ?
हाँ. सापेक्ष कार्य दिवसों या अवधियों और निर्भरताओं से शुरुआत करें। टीम तैयार होने पर वास्तविक प्रोजेक्ट प्रारंभ करें। GanttFather के टेम्प्लेट ठीक इसी कारण से सापेक्ष कार्य-दिवस शेड्यूल का उपयोग करते हैं।
गैंट चार्ट में कितने कार्य होने चाहिए?
स्वामित्व और हैंडऑफ़ दिखाने के लिए पर्याप्त है, लेकिन प्रत्येक कीस्ट्रोक नहीं। एक कार्य आमतौर पर इतना छोटा होना चाहिए कि उसे एक या दो स्थिति चक्रों के दौरान मापा जा सके। किसी कार्य को तब विभाजित करें जब उसका स्वामी, निर्भरता, वितरण योग्य या स्थिति बाकियों से भिन्न हो।
क्या प्रत्येक कार्य पर निर्भरता होनी चाहिए?
लगभग हर निष्पादन योग्य कार्य को नेटवर्क से कनेक्ट होना चाहिए, लेकिन वास्तविक आरंभ बिंदु और स्वतंत्र कार्य मौजूद हो सकते हैं। बड़ी संख्या में डिस्कनेक्ट की गई पंक्तियाँ एक चेतावनी है कि चार्ट शेड्यूल के बजाय दिनांक सूची हो सकता है।
गैंट चार्ट को कितनी बार अद्यतन किया जाना चाहिए?
कम से कम अक्सर जब निर्णय इस पर निर्भर होते हैं। साप्ताहिक आम है; एक सप्ताह के कटओवर के लिए दैनिक अपडेट की आवश्यकता हो सकती है। वास्तविक प्रगति और शेष अवधि को रिकॉर्ड करें, दिखावटी प्रतिशत को नहीं।
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