Cara Membuat Gantt Chart Online dalam 7 Langkah

Bagaimana cara membuat diagram Gantt secara online?

Untuk membuat bagan Gantt online, tentukan satu hasil yang dapat diukur, bagi menjadi tugas-tugas, perkirakan setiap durasi, hubungkan tugas-tugas dalam urutan kerja sebenarnya, tetapkan pemilik, tandai tonggak keputusan, dan periksa jalur kritis yang dihasilkan. Tanggal datang setelah pekerjaan dan logika; jika tidak, bagan tersebut hanya berupa gambar yang disusun secara manual.

Metode tujuh langkah ini berfungsi di GanttFather, Microsoft Project, TeamGantt, ClickUp, GanttPRO, dan sebagian besar alat penjadwalan lainnya.

Langkah 1: Tentukan kondisi akhir

Tulis satu kalimat yang membuat “selesai” dapat diuji. “Luncurkan situs web” tidak jelas. “Situs produksi tersedia di domain utama, analitik dicatat, pengalihan diuji, dan pemilik produk telah keluar” dapat dijadwalkan.

Catat juga:

• tanggal target, jika memang benar-benar sudah ditetapkan;
• orang yang menerima hasilnya;
• apa yang secara eksplisit berada di luar cakupan;
• asumsi hari kerja dan hari libur.

Hal ini mencegah jadwal berkembang secara diam-diam saat Anda membuatnya.

Langkah 2: Bagi hasilnya ke dalam paket pekerjaan dan tugas

Mulailah dengan fase yang berorientasi pada penyampaian, lalu uraikan setiap fase hingga suatu tugas memiliki satu pemilik yang jelas dan durasi yang dapat Anda perkirakan. Peluncuran situs web yang ringkas mungkin berisi:

Jangan letakkan “Desain ulang situs web” pada satu bilah 60 hari. Itu menyembunyikan setiap handoff dan tidak memberi tim sesuatu yang berguna untuk diperbarui.

Langkah 3: Perkirakan durasinya, bukan tanggal yang diharapkan

Tanyakan kepada orang yang melakukan tugas tersebut berapa banyak waktu kerja yang diperlukan dalam kondisi realistis. Durasi harus mencerminkan produktivitas, siklus peninjauan, interupsi normal, dan kalender sebenarnya.

Untuk pekerjaan yang tidak pasti, kumpulkan tiga perkiraan:

• optimis: kondisi berjalan sangat baik;
• kemungkinan besar: kasus normal;
• pesimis: masalah yang diketahui terjadi.

Rumus tradisional durasi yang diharapkan sebesar PERT adalah (optimistic + 4 × most likely + pessimistic) ÷ 6. Gunakan itu sebagai alat bantu percakapan, bukan janji. Perkiraan lima hari yang tidak didasarkan pada bukti masih lemah setelah dilakukan aritmatika.

Langkah 4: Tautkan dependensi sebelum mengatur kalender

Tanyakan pada setiap tugas: apa yang harus benar sebelum tugas ini dapat dimulai atau diselesaikan? Tambahkan pendahulunya hanya jika ada penyerahan logis yang nyata.

Sebagian besar tautan harus berukuran finish-to-start: pengujian dimulai setelah pembangunan selesai. Gunakan start-to-start atau finish-to-finish hanya jika pekerjaan benar-benar tumpang tindih. Hindari batasan tanggal yang dikodekan secara keras ketika ketergantungan mengungkapkan aturan dengan lebih jujur.

Untuk peluncuran sederhana ini:

Bagan sekarang dapat menghitung tanggal dimulainya proyek. Pelajari empat jenis tautan di Apa itu Ketergantungan Gantt Chart?.

Langkah 5: Tetapkan pemilik dan periksa kapasitas

Setiap tugas yang dapat dijalankan memerlukan satu pemilik yang bertanggung jawab, meskipun beberapa orang berkontribusi. Kemudian lihat secara horizontal di seluruh bagan: apakah perancang, insinyur, ruangan, atau mesin yang sama memesan pekerjaan yang tumpang tindih?

Jaringan yang benar secara logika masih mustahil untuk dijalankan. Selesaikan konflik dengan memindahkan tugas-tugas fleksibel dalam floatnya, mengubah urutannya, membagi pekerjaan, mengurangi cakupan, atau menugaskan sumber daya lain yang memenuhi syarat. Jangan diam-diam berasumsi bahwa satu orang menjadi tiga orang pada minggu peluncuran.

Langkah 6: Tambahkan pencapaian pada titik keputusan nyata

Sebuah pencapaian tidak memiliki durasi kerja. Ini menandai keputusan, penerimaan, peristiwa eksternal, atau batas fase seperti:

• ruang lingkup disetujui;
• desain diterima;
• calon pelepasan ditandatangani;
• izin diterima;
• produksi berjalan/tidak berjalan;
• serah terima klien selesai.

Pasangkan setiap pencapaian persetujuan dengan tugas yang menyiapkan buktinya. “Persetujuan keamanan” adalah sebuah pencapaian; “melakukan peninjauan ancaman dan menyelesaikan temuan” adalah pekerjaan yang dijadwalkan.

Langkah 7: Validasi jadwal dan simpan rencana

Sebelum membagikan bagan, ujilah:

1. Apakah setiap tugas yang tidak dimulai memiliki pendahulu yang logis?
2. Apakah setiap tugas yang belum selesai mengarah pada tugas lain?
3. Apakah ada hubungan melingkar?
4. Apakah jangka waktunya cukup singkat untuk mengukur kemajuan?
5. Apakah pemilik tersedia sesuai jadwal?
6. Apakah jalur kritis masuk akal secara operasional?
7. Apakah cabang-cabang yang mendekati kritis terlihat?
8. Bisakah tim menjelaskan setiap kelambatan atau kendala yang tetap?

Kemudian simpan versi yang disepakati dan atur ritme pembaruan rutin. Jadwal yang berguna berisi permulaan aktual, penyelesaian aktual, sisa durasi, dan perkiraan—bukan hanya tanggal yang disepakati saat kickoff.

Panduan Penilaian Jadwal GAO mengelompokkan jadwal yang dapat diandalkan dalam empat karakteristik: komprehensif, disusun dengan baik, kredibel, dan terkendali. Itu adalah tes kualitas yang lebih baik daripada apakah grafik terlihat bagus.

Bagaimana cara membuatnya di GanttFather?

1. Buat proyek gratis atau mulai dari templat rilis perangkat lunak, kampanye pemasaran, pengiriman klien, atau perencanaan acara.
2. Tambahkan fase sebagai baris induk dan tugas sebagai baris anak.
3. Tetapkan tanggal tugas dengan mengetikkannya atau menyeret bilah.
4. Seret dari satu konektor tugas ke konektor tugas lainnya, lalu pilih FS, SS, FF, atau SF dan tambahkan jeda saat handoff memerlukannya.
5. Buka detail tugas untuk menetapkan orang atau sumber daya virtual dan pilih penanda pencapaian.
6. Aktifkan jalur kritis untuk melihat rantai yang mengendalikan tanggal selesai.
7. Undang editor atau bagikan dengan pemirsa dan tamu.

Tingkat gratis mencakup satu proyek yang Anda miliki, dua kursi editor untuk proyek tersebut, serta pemirsa dan tamu tanpa batas. Tanggal tertaut dihitung ulang, tetapi GanttFather tidak meratakan sumber daya secara otomatis; gunakan pemeriksaan kapasitas pada langkah 5 untuk menyelesaikan penugasan yang tumpang tindih secara manual.

Buat jadwal GanttFather pertama Anda secara gratis, lalu pindahkan tugas paling awal satu hari untuk memverifikasi bahwa jaringan ketergantungan berfungsi sebagaimana mestinya.

Apa yang harus Anda lakukan setelah versi pertama?

Jalankan tinjauan jadwal selama 15 menit dengan orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut. Minta setiap pemilik untuk mengonfirmasi durasi, pendahulunya, dan bukti penyelesaian. Kemudian simulasikan satu kemungkinan penundaan. Jika slip tiga hari tidak menggerakkan apa pun yang seharusnya bergantung padanya, jaringan tersebut tidak lengkap.

Selama eksekusi, perbarui jadwal pada tanggal status tetap—mingguan untuk sebagian besar proyek, setiap hari untuk peluncuran singkat. Pindahkan pekerjaan yang belum selesai ke masa depan berdasarkan upaya yang tersisa. Pertahankan versi dasar atau versi yang disepakati sehingga “kita terlambat dua minggu” berarti sesuatu yang dapat diukur.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya membuat bagan Gantt tanpa tanggal pasti?

Ya. Mulailah dengan hari atau durasi kerja relatif dan ketergantungannya. Tetapkan permulaan proyek nyata ketika tim sudah siap. Templat GanttFather menggunakan jadwal hari kerja relatif karena alasan ini.

Berapa banyak tugas yang harus dimuat dalam bagan Gantt?

Cukup untuk menunjukkan kepemilikan dan penyerahan, tetapi tidak setiap penekanan tombol. Sebuah tugas biasanya harus cukup singkat untuk diukur selama satu atau dua siklus status. Pisahkan tugas ketika pemilik, ketergantungan, hasil tugas, atau statusnya dapat berbeda dari yang lain.

Haruskah setiap tugas memiliki ketergantungan?

Hampir setiap tugas yang dapat dijalankan harus terhubung ke jaringan, namun titik awal yang asli dan pekerjaan mandiri dapat dilakukan. Sejumlah besar baris yang terputus merupakan peringatan bahwa bagan mungkin berupa daftar tanggal, bukan jadwal.

Seberapa sering diagram Gantt harus diperbarui?

Setidaknya sesering keputusan bergantung padanya. Mingguan adalah hal biasa; peralihan satu minggu mungkin memerlukan pembaruan harian. Catat kemajuan aktual dan durasi yang tersisa, bukan persentase kosmetik.

---

Sumber

1. Kantor Akuntabilitas Pemerintah A.S., Panduan Penilaian Jadwal: Praktik Terbaik untuk Jadwal Proyek
2. Institut Manajemen Proyek, Standar Praktik Penjadwalan
3. NASA, Buku Panduan Manajemen Penjadwalan