Microsoft Planner vs Smartsheet 2026: Nativ in M365 vs Tabellenplattform

Microsoft Planner vs Smartsheet: Was ist die kurze Antwort?

Wählen Sie Microsoft Planner, wenn Ihnen vor allem wichtig ist: Projektarbeit innerhalb von Microsoft Teams und ein bestehendes Verwaltungsmodell in Microsoft 365. Wählen Sie Smartsheet, wenn Ihnen vor allem wichtig ist: Termindaten in einem tabellenartigen Raster, mit Board- und Kalenderansicht und Automatisierung. Keines der beiden ist grundsätzlich besser. Entscheidend ist, wer den Zeitplan bearbeiten muss, ob kritischer Pfad und Baselines nötig sind und ob das Umfeld ein fokussiertes Planungswerkzeug oder eine breitere Arbeitsplattform sein soll.

Geprüft am 18. Oktober 2026: Die Preise und Planpakete unten wurden mit den offiziellen Preis-, Hilfe- und Produktseiten der Anbieter abgeglichen. Sofern nicht anders angegeben, handelt es sich um Listenpreise in US-Dollar bei jährlicher Abrechnung; Steuern, Aktionen, Regionen, ältere Pläne und ausgehandelte Verträge können abweichen.

Wie schneiden Microsoft Planner und Smartsheet aktuell im Vergleich ab?

Die Tabelle trennt eine sichtbare Zeitleiste von formalen Planungsfunktionen. Ein Produkt kann datierte Balken anzeigen und Abhängigkeiten, kritischen Pfad oder Baseline-Vergleich trotzdem erst in einer höheren Stufe anbieten. Dieser Unterschied zählt mehr als die Frage, ob auf einer Marketingseite einfach „Gantt“ steht.

Wann ist Microsoft Planner die bessere Wahl?

Microsoft Planner passt besser, wenn es vor allem auf Projektarbeit innerhalb von Microsoft Teams und ein bestehendes Verwaltungsmodell in Microsoft 365 ankommt. Planner läuft im Web und in Microsoft Teams und setzt ein berechtigtes Microsoft-365-Abonnement voraus. Seit Project für das Web am 1. August 2025 eingestellt wurde, liegen die Web-Planungsfunktionen von Microsoft in den Premium-Plänen von Planner.

Auch die aktuelle Planungsposition ist eindeutig: Planner Plan 1 ergänzt die Ansichten Timeline (Gantt), Calendar und People. Plan 1 legt Ende-Anfang-Abhängigkeiten an; Plan 3 ergänzt erweiterte Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung. Der kritische Pfad erfordert Planner and Project Plan 3; Plan 1 enthält ihn nicht.

Genauso wichtig ist die zentrale Einschränkung. Timeline erfordert eine kostenpflichtige Planner-Lizenz, kritischer Pfad und Baselines erfordern die Stufe Plan 3 für 30 $, und ein Premium-Plan erlaubt bis zu 3.000 Aufgaben und 150 Ressourcen pro Projekt sowie 20 Verknüpfungen pro Aufgabe.

Wählen Sie Microsoft Planner, wenn: der umgebende Workflow genauso wichtig ist wie das Diagramm, die aktuellen Plangrenzen zur tatsächlichen Gruppe der Bearbeiter passen und das Team ein repräsentatives Projekt getestet hat, statt nur Funktionsnamen zu vergleichen.

Wann ist Smartsheet die bessere Wahl?

Smartsheet passt besser, wenn es vor allem auf Termindaten in einem tabellenartigen Raster, mit Board- und Kalenderansicht und Automatisierung ankommt. Smartsheet bietet Gantt-, Tabellen-, Board- und Kalenderansicht, und Pro enthält 250 Automatisierungen pro Monat und unbegrenzt viele Mitwirkende.

Für Käufer, denen es um die Terminplanung geht, gilt derzeit: Die Gantt-Ansicht ist ab Pro enthalten. Abhängigkeiten sind ab Pro enthalten. Der kritische Pfad ist in Pro, Business und Enterprise verfügbar.

Der Kompromiss liegt offen. Das tabellenzentrierte Modell ist weniger fokussiert als ein spezialisiertes Planungswerkzeug, und Pro endet bei 10 Mitgliedern, sodass größere Teams zu Business wechseln.

Wählen Sie Smartsheet, wenn: die Preiseinheit zur Arbeitsweise des Teams passt, die Planstufe alle nötigen Planungsfunktionen enthält und das Modell der Zusammenarbeit zu internen wie externen Beteiligten passt.

Wie sieht der Preisvergleich für 10 Personen aus?

• Microsoft Planner: Für 10 lizenzierte Nutzer kostet Plan 1 1.200 $ pro Jahr und Planner and Project Plan 3 3.600 $ pro Jahr, vor etwaigen separaten Kosten für Microsoft 365.
• Smartsheet: Für 10 Mitglieder kostet Pro 1.080 $ pro Jahr und Business 2.280 $ pro Jahr.

Diese Zahlen sind nicht automatisch vergleichbar. Ein kostenloser Betrachter, Mitwirkender, Gast, Manager oder Desktop-Nutzer kann in jedem Produkt andere Berechtigungen haben. Vergleichen Sie die kleinste Gruppe, die tatsächlich Aufgaben anlegen, Termine ändern, Abhängigkeiten umbauen und den Zeitplan verwalten muss – nicht die Gesamtzahl der Personen, die einen Link öffnen könnten.

Rechnen Sie für die Beschaffung mindestens drei Fälle durch: die heutige Zahl der Bearbeiter, die Zahl der Bearbeiter in einem Jahr und die Zahl gleichzeitig aktiver Projekte. Bestätigen Sie das Ergebnis anschließend im Bestellvorgang des jeweiligen Anbieters, denn Mindestplatzzahlen, Projekt-Add-ons und regionale Preise können die Summe verändern.

Welches Produkt hat das stärkere Gantt-Planungsmodell?

Microsoft Planner: Planner Plan 1 ergänzt die Ansichten Timeline (Gantt), Calendar und People. Plan 1 legt Ende-Anfang-Abhängigkeiten an; Plan 3 ergänzt erweiterte Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung. Der kritische Pfad erfordert Planner and Project Plan 3; Plan 1 enthält ihn nicht. Auch Baselines erfordern Planner and Project Plan 3.

Smartsheet: Die Gantt-Ansicht ist ab Pro enthalten. Abhängigkeiten sind ab Pro enthalten. Der kritische Pfad ist in Pro, Business und Enterprise verfügbar. Baselines stehen nicht in den Plandetails, die wir geprüft haben; klären Sie das vor dem Kauf mit Smartsheet.

Ein stärkeres Planungsmodell macht nicht automatisch das bessere Produkt. Ein Team kann sich bewusst mit schlankeren Gantt-Funktionen begnügen, wenn es dafür Automatisierung, Dokumente, Dashboards oder ein passendes Ökosystem bekommt. Umgekehrt sollte eine Projektleitung, die Übergaben täglich neu berechnet, keine breite Plattform kaufen, nur weil diese eine Zeitleiste anzeigen kann.

Was sollten Sie vor der Entscheidung testen?

1. Importieren Sie ein echtes Projekt mit mindestens 30 Aufgaben oder bauen Sie es neu auf.
2. Legen Sie die Abhängigkeitstypen an, die das Projekt tatsächlich nutzt, bei Bedarf auch mit Verzögerung.
3. Verschieben Sie einen Vorgänger und prüfen Sie, wie die Nachfolger reagieren.
4. Zeigen Sie den kritischen Pfad und eine Baseline in der Planstufe an, die Sie kaufen wollen.
5. Laden Sie einen Planer, einen Mitwirkenden und einen Stakeholder mit reinem Lesezugriff ein.
6. Exportieren Sie den Zeitplan in dem Format, das Ihre Kunden oder Ihr PMO verlangen.
7. Kalkulieren Sie im Bestellvorgang die genaue Zahl bezahlter Bearbeiter und aktiver Projekte.

Dieser Test deckt Unterschiede bei Berechtigungen, Skalierung und Plangrenzen auf, die ein Marketingvergleich nicht zeigen kann.

Wann passt GanttFather besser als Microsoft Planner oder Smartsheet?

GanttFather ist das einfachere Kostenmodell, wenn ein Projekt einen Gantt-zentrierten Arbeitsbereich, höchstens zwei enthaltene Bearbeiter und viele Prüfer braucht. GanttFather ist kostenlos für 1 eigenes Projekt, mit 2 Bearbeitern und unbegrenzt vielen kostenlosen Betrachtern, und keine Funktion ist einem kostenpflichtigen Plan vorbehalten. Dazu gehören FS/SS/FF/SF-Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung, Hervorhebung des kritischen Pfads, Gantt-, Listen-, Board- (Kanban) und Berichtsansicht, Excel-Import und -Export, Live-Aktualisierung, wenn andere bearbeiten, und ein MCP-Server für KI-Assistenten. Jedes weitere Projekt kostet 5 US$ pro Monat (2,50 US$ pro Monat bei jährlicher Abrechnung), ein zusätzlicher Bearbeiterplatz 2 US$ pro Monat (1 US$ pro Monat bei jährlicher Abrechnung).

Die Grenzen sollten klar benannt sein: GanttFather hat keine Baselines, keinen automatischen Ressourcenausgleich und keine Kostenverfolgung, und es läuft nur im Browser. Microsoft Planner oder Smartsheet kann der bessere Kauf sein, wenn diese Funktionen, ein größeres Ökosystem oder der jeweilige spezialisierte Workflow den Preisunterschied aufwiegen.

Legen Sie ein kostenloses GanttFather-Projekt an und bilden Sie vor der Entscheidung eine Phase mit vielen Abhängigkeiten nach. Direkte Produktvergleiche finden Sie unter GanttFather vs Microsoft Planner und GanttFather vs Smartsheet.

Häufig gestellte Fragen

Ist Microsoft Planner oder Smartsheet günstiger?

Das hängt von den bezahlten Bearbeitern, den aktiven Projekten und der Funktionsstufe ab. Für 10 lizenzierte Nutzer kostet Plan 1 1.200 $ pro Jahr und Planner and Project Plan 3 3.600 $ pro Jahr, vor etwaigen separaten Kosten für Microsoft 365. Für 10 Mitglieder kostet Pro 1.080 $ pro Jahr und Business 2.280 $ pro Jahr. Vergleichen Sie die genauen Endsummen im Bestellvorgang, statt einen beworbenen Preis hochzurechnen, der auf einer anderen Teamgrößenstaffel oder einem anderen Projektpaket beruhen kann.

Welches Tool bietet ein brauchbares kostenloses Gantt-Diagramm?

Microsoft Planner: Die Basisversion von Planner ist in Microsoft-365-Abonnements enthalten, hat aber keine Ansicht Timeline (Gantt) und kann Abhängigkeiten nur anzeigen. Einen eigenständigen kostenlosen Plan gibt es nicht. Smartsheet: Es gibt keinen kostenlosen Plan; Smartsheet bietet eine 30-tägige Testphase. „Kostenlos“ sollte man an den Grenzen für Nutzung, Aufgaben, Projekte und Zusammenarbeit messen – nicht nur daran, ob sich ein Konto anlegen lässt.

Welches Tool unterstützt Abhängigkeiten?

Microsoft Planner: Plan 1 legt Ende-Anfang-Abhängigkeiten an; Plan 3 ergänzt erweiterte Abhängigkeiten mit Vorlauf und Verzögerung. Smartsheet: Abhängigkeiten sind ab Pro enthalten.

Welches Tool unterstützt den kritischen Pfad?

Microsoft Planner: Der kritische Pfad erfordert Planner and Project Plan 3; Plan 1 enthält ihn nicht. Smartsheet: Der kritische Pfad ist in Pro, Business und Enterprise verfügbar.

Welches Tool unterstützt Baselines?

Microsoft Planner: Auch Baselines erfordern Planner and Project Plan 3. Smartsheet: Baselines stehen nicht in den Plandetails, die wir geprüft haben; klären Sie das vor dem Kauf mit Smartsheet.

Wie sollte ein Team zwischen beiden migrieren?

Exportieren Sie zuerst das kleinste repräsentative Projekt, bewahren Sie eine Kopie der Quelldaten auf und prüfen Sie nach dem Import Aufgabenhierarchie, Termine, Abhängigkeitstypen, Verzögerungen, Zuständige, Kommentare und benutzerdefinierte Felder. Keine Migration zwischen Anbietern übernimmt alle Berechtigungen, Automatisierungen, Dashboards oder Integrationen; planen Sie daher Zeit für manuellen Nachbau und Abnahmetests ein.

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Quellen

1. Microsoft, Planner: Pläne und Preise
2. Microsoft Learn, Dienstbeschreibung der Premium-Pläne von Planner
3. Microsoft Planner Blog, Umstieg auf Microsoft Planner und Einstellung von Project für das Web
4. Microsoft Support, Häufig gestellte Fragen zu Microsoft Planner
5. Smartsheet, Preise
6. Smartsheet-Hilfe, Mit dem Gantt-Diagramm arbeiten
7. Smartsheet-Hilfe, Abhängigkeiten über Vorgänger aktivieren
8. Smartsheet-Hilfe, Den kritischen Pfad eines Projekts verfolgen