Microsoft Planner vs. Smartsheet 2026: M365 Native vs. Tabellenkalkulationsplattform

TL;DR: Microsoft Planner vs. Smartsheet im Jahr 2026

Microsoft Planner ist besser, wenn Ihr Unternehmen bereits für Microsoft 365 bezahlt und die Aufgabenverwaltung nativ in Teams, SharePoint und Outlook eingebettet haben möchte – wobei das Plan 1-Upgrade für 10 $/Benutzer/Monat für Gantt und grundlegende Abhängigkeiten akzeptiert wird. Smartsheet ist besser, wenn Ihr Team in Tabellenkalkulationsrastern denkt, flexible Automatisierung über komplexe Datenmodelle hinweg benötigt und blattübergreifende Berichte und formelbasierte Rollups für 9 $/Benutzer/Monat Pro wünscht – ohne dass ein zugrunde liegendes Microsoft-Abonnement erforderlich ist. GanttFather ist die dritte Option, wenn Sie eine Gantt-First-Planung mit kostenlosem kritischen Pfad und Abhängigkeiten benötigen – ohne Preise pro Arbeitsplatz oder Ökosystembindung.

Auf einen Blick: Feature-by-Feature-Vergleich

Quellen: Preise – microsoft.com/en-us/microsoft-365/planner/microsoft-planner, smartsheet.com/pricing (abgerufen am 29.04.2026).

Wenn Microsoft Planner die bessere Wahl ist

Für Organisationen, die bereits Microsoft 365 Business Basic oder höher abonniert haben (6 USD/Benutzer/Monat), ist Planner in seiner Basisform ohne zusätzliche Kosten verfügbar. Planner Plan 1 für 10 $/Benutzer/Monat fügt Zeitleiste (Gantt), Aufgabenabhängigkeiten, Projektziele, Sprints und Backlogs hinzu – wodurch sich die effektiven Kosten pro Benutzer auf 16 $/Benutzer/Monat inklusive M365 belaufen. Smartsheet Pro ist für 9 US-Dollar/Benutzer/Monat nominell günstiger, wenn man nur den Planpreis betrachtet, aber für M365-Organisationen liefert Planner Plan 1 Gantt und Abhängigkeiten innerhalb einer Plattform, die das Team bereits nutzt, ohne den Beschaffungsaufwand eines neuen Anbieters.

Die Teams-Integration von Planner ist der klarste Vorteil gegenüber Smartsheet. In Planner zugewiesene Aufgaben werden in Teams-Aktivitätsfeeds, Microsoft To Do und Projektplan-Registerkarten in Teams-Kanälen angezeigt – alles innerhalb derselben Identitätsgrenze, die die Organisation für alles andere verwendet. Smartsheet verfügt über einen Teams-Connector, es handelt sich jedoch eher um eine Drittanbieter-Integration als um eine native Einbettung. Für Organisationen, in denen Teams die zentrale Drehscheibe für Kommunikation und Zusammenarbeit ist, behält Planner Projektaufgaben im selben Fenster wie alle anderen Arbeiten.

Planner eignet sich auch besser für iterative Softwareteams als Smartsheet. Planner Plan 1 umfasst Sprints, Backlogs und Aufgabenverlauf – Funktionen für Scrum und agile Arbeitsabläufe, für die das Grid-First-Modell von Smartsheet nicht entwickelt wurde. Wenn Ihr Team neben herkömmlichen Projektstrecken auch Sprints durchführt, verwaltet Planner beides in einem einzigen M365-Kontext.

Wählen Sie Microsoft Planner, wenn: Ihr Unternehmen tief in Microsoft 365 eingebettet ist, Sie über Teams kommunizieren und Sie ein schlankes Sprint-Management oder Gantt zu einem Planpreis benötigen, der sich in bestehende M365-Ausgaben integrieren lässt.

Wenn Smartsheet die bessere Wahl ist

Die Rasteransicht von Smartsheet ist seine entscheidende Stärke. Die Benutzeroberfläche spiegelt Excel so genau wider, dass Betriebsleiter, Finanzleiter und Geschäftsanalysten ohne Projektmanagement-Schulung darin navigieren können – und blattübergreifende Formeln, bedingte Formatierung und Datenvalidierung auf Zellenebene funktionieren auf eine Art und Weise, die für Tabellenkalkulationsbenutzer typisch ist. Die Benutzeroberfläche von Microsoft Planner ist sauber und modern, basiert jedoch auf einem Aufgabenkartenmodell und nicht auf einem Raster – Geschäftsanwender, die mit Tabellenkalkulationen arbeiten, werden das Layout von Smartsheet vertrauter finden.

Automatisierung ist der zweite große Vorteil von Smartsheet. Der Pro-Plan für 9 $/Benutzer/Monat umfasst 250 automatisierte Aktionen pro Monat – Genehmigungsanfragen, bedingte Warnungen, statusbasierte Zeilenverschiebungen und Fristbenachrichtigungen, alles ohne Code schreiben oder ein separates Workflow-Tool konfigurieren zu müssen. Microsoft Planner verfügt auf keiner Planstufe über eine native Automatisierung; Teams, die eine Automatisierung im Microsoft-Stack benötigen, müssen Power Automate separat konfigurieren, was die Komplexität erhöht und besondere Überlegungen zur Lizenzierung anstellt. Für Betriebs- oder Compliance-Teams, die eine Workflow-Automatisierung benötigen, ohne die IT einzubeziehen, sind die enthaltenen Automatisierungen von Smartsheet Pro ein praktischer Vorteil gegenüber dem völligen Fehlen von Planner in Planner.

Smartsheet Business für 32 $/Benutzer/Monat bietet blattübergreifende Berichte, Zeitleistenansicht (das umfassendere Gantt-Erlebnis), Arbeitslastverfolgung und unbegrenzte Automatisierungen. Für Projektmanagementbüros, die mehrere sich überschneidende Projekte durchführen, ist die konsolidierte Berichterstattung über mehrere Blätter eine Funktion, die Planner auf keiner Ebene bieten kann – die Berichterstattung von Planner bleibt innerhalb eines einzelnen Plans und wird nicht über Projekte hinweg aggregiert.

Wählen Sie Smartsheet, wenn: Ihr Team in Rastern im Tabellenkalkulationsstil arbeitet, Automatisierung im Basisplan benötigt und Wert auf blattübergreifende Formelberichte für Betriebsdaten legt, die mehrere Projekte oder Abteilungen umfassen.

Preis-Realitätscheck

Für ein 10-köpfiges Team, das Gantt und Abhängigkeiten benötigt, sind hier die jährlichen Kosten:

• Microsoft Planner Plan 1: 10 $ × 10 Benutzer × 12 Monate = 1.200 $/Jahr (plus erforderliches M365-Abonnement; M365 Business Basic für 6 $/Benutzer/Monat fügt 720 $/Jahr für Nicht-M365-Organisationen hinzu, insgesamt 1.920 $/Jahr). Auf keiner Planner-Stufe gibt es eine Automatisierungsebene.
• Smartsheet Pro: 9 $ × 10 Benutzer × 12 Monate = 1.080 $/Jahr. Beinhaltet Gantt und Abhängigkeiten, 250 Automatisierungen/Monat. Kein kritischer Pfad, keine Zeitleistenansicht (dafür ist Business+ für 32 $/Benutzer/Monat erforderlich).
• Smartsheet Business: 32 $ × 10 Benutzer × 12 Monate = 3.840 $/Jahr. Integriert eine Zeitleistenansicht, Workload-Tracking und unbegrenzte Automatisierungen. Immer noch kein kritischer Pfad.

Allein hinsichtlich des Planpreises ist Smartsheet Pro (1.080 $/Jahr) für einfaches Gantt und Abhängigkeiten etwas günstiger als Planner Plan 1 (1.200 $/Jahr). Für Planner ist jedoch M365 erforderlich, sodass für Nicht-M365-Organisationen die effektiven Planner-Kosten 1.920 US-Dollar pro Jahr betragen. Der Hauptvorteil von Planner für M365-native Teams sind die gebündelten Kosten. Der Hauptvorteil von Smartsheet besteht darin, dass 250 Automatisierungen pro Monat ohne separates Tool enthalten sind. Entscheidend ist, dass weder Planner noch Smartsheet um jeden Preis eine native Berechnung des kritischen Pfads anbieten – eine Funktion, die von einem völlig anderen Produkt stammen muss.

Wo Planner und Smartsheet beide zu kurz kommen – die Gantt-First-Lücke

Beide Tools behandeln das Gantt-Diagramm als kostenpflichtige Funktion und keines bietet zu jedem Preis einen kritischen Pfad. Microsoft Planner enthält Gantt und Abhängigkeiten aus seiner gebündelten M365-Stufe, was ein Upgrade auf Plan 1 erfordert – und der kritische Pfad fehlt einfach auf allen Planner-Stufen. Smartsheet Pro enthält Gantt, es fehlt jedoch die umfassendere Zeitleistenansicht (nur bei Business verfügbar, 32 $/Benutzer/Monat) und es gibt auf keiner Ebene eine Berechnung des kritischen Pfads. Beide Plattformen berechnen pro Sitzplatz, was bedeutet, dass ein 20-köpfiges Team doppelt so viel zahlt wie ein 10-köpfiges Team, selbst wenn nur drei Personen aktive Projektplaner sind. Teams, die in erster Linie nach dem Gantt-Diagramm planen und den kritischen Pfad als Standard-Planungstool benötigen – keine Premium-Funktion oder ein separates Produkt –, werden feststellen, dass sowohl Planner als auch Smartsheet entweder einen sinnvollen Kompromiss oder einen Wechsel zu einer teureren Stufe erfordern.

Die dritte Option: GanttFather

GanttFather behandelt Gantt, Abhängigkeiten und kritischen Pfad als Basisfunktionen und nicht als Upsell-Stufen. Das kostenlose Kontingent umfasst Ihr erstes Projekt mit 2 Redakteursplätzen und unbegrenzten kostenlosen Zuschauern und Gästen – plus alle vier Abhängigkeitslinktypen (FS, SS, FF, SF mit Verzögerung), kritischer Pfad, Kanban, Excel-Roundtrip-Import/Export und einen nativen MCP-Server, damit KI-Agenten wie Claude und Cursor Zeitpläne direkt lesen und aktualisieren können. Es gibt keine Gebühr pro Arbeitsplatz und keine Microsoft 365-Voraussetzung – zusätzliche Projekte, die Sie besitzen, kosten jeweils 5 $/Monat (30 $/Jahr, 50 % Rabatt) und alle Funktionen bleiben enthalten, sodass die Preise mit den Projekten steigen, die Sie besitzen, und nicht mit der Mitarbeiterzahl. Zuschauer und Gäste sind immer frei und die Bearbeitung eines Projekts, das einer anderen Person gehört, kostet nichts. Für Teams, die eine Gantt-First-Planung mit kritischem Pfad ohne zusätzliche Kosten wünschen, beseitigt GanttFather die Barrieren pro Arbeitsplatz und Ökosystem, die sowohl Planner als auch Smartsheet mit sich bringen.

• Vergleich von GanttFather mit Microsoft Planner →
• Vergleich von GanttFather mit Smartsheet →
• Siehe GanttFather-Preise

Weitere Informationen zur Leistung von Smartsheet im Vergleich zu anderen unternehmensnahen Tools finden Sie unter Microsoft Project vs. Smartsheet 2026 – ein genauerer Blick auf den Vergleich der beiden Tools in Bezug auf kritische Pfade und Ressourcenmanagement.

FAQ

Gibt es einen kostenlosen Plan für Smartsheet?

Nein. Für Smartsheet gibt es kein kostenloses Kontingent – ​​nur eine 30-tägige Testversion, für die keine Kreditkarte erforderlich ist. Nach der Testversion beträgt der Mindestpreis Pro für 9 USD/Benutzer/Monat (jährlich). Microsoft Planner ist in Microsoft 365-Abonnements ohne Aufpreis enthalten, jedoch nur für Organisationen, die bereits für M365 bezahlen. Keines der beiden Tools ist für ein Unternehmen, das neu anfängt und noch keine Abonnements hat, kostenlos.

Verfügt Microsoft Planner über Automatisierungen?

Nein. Microsoft Planner verfügt auf keiner Planstufe über eine native Automatisierung oder Regel-Engine. Teams, die eine Workflow-Automatisierung im Microsoft 365-Stack benötigen, müssen Microsoft Power Automate separat konfigurieren – ein eigenständiges Tool mit eigener Schnittstelle und Lizenzierung. Smartsheet Pro für 9 $/Benutzer/Monat umfasst nativ 250 automatisierte Aktionen pro Monat, die Genehmigungsanfragen, bedingte Warnungen und statusbasierte Zeilenverschiebungen ohne separates Tool abdecken.

Verfügt Planner oder Smartsheet über einen kritischen Pfad?

Nein – keines der beiden Tools bietet eine native Berechnung des kritischen Pfads. Microsoft Planner listet den kritischen Pfad auf keiner Ebene als Funktion auf. Smartsheet bietet außerdem auf keiner Planebene eine Analyse kritischer Pfade an. Für den kritischen Pfad innerhalb des Microsoft-Ökosystems erscheint die Funktion in Microsoft Project bei Plan 3 (30 $/Benutzer/Monat jährlich). Außerhalb des Microsoft-Stacks umfasst GanttFather den kritischen Pfad im kostenlosen Kontingent.

Wie viel kostet Smartsheet im Vergleich zu Microsoft Planner für ein 10-köpfiges Team?

Smartsheet Pro: 9 $ × 10 × 12 = 1.080 $/Jahr (Gantt + Abhängigkeiten + 250 Automatisierungen/Monat). Planner-Plan 1: 10 $ × 10 × 12 $ = 1.200 $/Jahr plus M365-Abonnement. Für M365-native Teams betragen die effektiven Add-on-Kosten für Planner Plan 1 1.200 US-Dollar/Jahr im Vergleich zu Smartsheet Pro mit 1.080 US-Dollar/Jahr – Smartsheet ist etwas günstiger, beinhaltet aber auch Automatisierungen. Für Nicht-M365-Teams erhöht das Hinzufügen von M365 Business Basic den gesamten Planner-Stack auf 1.920 $/Jahr gegenüber 1.080 $/Jahr bei Smartsheet.

Kann Smartsheet eine Verbindung zu Microsoft Teams herstellen?

Ja. Smartsheet verfügt über eine Microsoft Teams-Integration, mit der Benutzer Blätter auf einer Team-Kanalregisterkarte anzeigen und aktualisieren können. Es handelt sich jedoch um einen Drittanbieter-Connector – Smartsheet-Zeilen werden nicht in den Aktivitätsbenachrichtigungen von Teams oder Microsoft To Do angezeigt, wie dies bei Planner-Aufgaben der Fall ist. Für ein umfassenderes Teams-natives Erlebnis ist Planner die bessere Wahl. Für eine umfassende Integration mit Nicht-Microsoft-Tools (Jira, Salesforce, Slack) bieten die über 200 Integrationen von Smartsheet mehr Flexibilität als das Microsoft-zentrierte Ökosystem von Planner.

Was ist einfacher zu erlernen – Microsoft Planner oder Smartsheet?

Beide sind zugänglich, allerdings für unterschiedliche Benutzertypen. Die Board- und Rasteransichten von Microsoft Planner sind für jeden, der mit Kanban oder einfachen Aufgabenlisten vertraut ist, intuitiv. Die Rasteransicht von Smartsheet ist für Benutzer, die bereits mit Excel arbeiten, einfacher – Formeln, Zeilenstrukturen und Spaltentypen kommen ihnen vertraut vor. Benutzer, die nicht mit Tabellenkalkulationen arbeiten, finden das Datenmodell von Smartsheet möglicherweise etwas komplexer als den Aufgabenkartenansatz von Planner. Für Teams mit einer Mischung beider Profile bietet die Integration von Planner mit Teams möglicherweise eine kontextbezogenere Anleitung während des Onboardings.

Referenzen:

1. Microsoft. (2026). „Microsoft Planner“.
2. Smartsheet. (2026). „Smartsheet-Preise“.
3. Microsoft. (2026). „Vergleichen Sie die Microsoft-Projektmanagementsoftware“.
4. Smartsheet. (2026). „Smartsheet-Funktionen“.